Sistema de Tramitação Digital
Aqui estão localizados os manuais do usuário referentes ao sistema de Tramitação Digital

Manual do usuário
1. Visão Geral do Sistema e Acesso 
 O Sistema de Solicitações permite aos usuários criar, enviar e acompanhar solicitações, além de gerenciar o fluxo de aprovação. 
 1.1 Acesso 
 O sistema pode ser acessado através de Site. Os usuários utilizarão a licença do Office 365 que já possuem. 
 1.2 Tela Inicial (Home) 
 Ao acessar o aplicativo, o usuário será direcionado para a Tela Home, onde estará disponível o Quadro de Notificações. Este quadro exibe alertas e avisos importantes que foram publicados por Administradores. 
 1.3 Navegação 
 A navegação entre as telas pode ser realizada de duas formas: 
 - Acessando o menu lateral. 
 - Clicando diretamente nas imagens disponíveis na tela. 
 
 1.4 Visualização e Status da Solicitação 
 A interface do sistema listará todas as solicitações nas quais o usuário está envolvido, com seus 
 respectivos status. 
 - Aguardando aprovação 
 - Aguardando Informações 
 - Aguardando Análise 
 - Em Aberto 
 - Aprovado 
 - Reprovado 
 2. Criação e Envio de uma Nova Solicitação 
 2.1 Inclusão da Solicitação 
 Para iniciar uma nova solicitação, acesse o menu lateral, clique na tela Solicitações e, em seguida, clique em “Nova Solicitação” 
 
 
 2.2 Preenchimento dos Campos 
 Após abrir a tela, preencha as informações necessárias. O sistema gerará automaticamente o Número da Solicitação, o campo Data (com a data atual), o Interessado e o Responsável pelo Centro de Custo. 
 
 
 
 2.3 Salvamento e Edição (Rascunho) 
 1. Após preencher os dados, clique em “Salvar. 
 2. Será exibida uma tela de confirmação de envio. Se você clicar em “ Não ”, a solicitação será salva com o status “ Em Aberto ” 
 
 Edição e Exclusão (Rascunho) : 
 • Enquanto a solicitação estiver no status “Em Aberto” (rascunho), o solicitante pode editar. 
 • Para editar, acesse a solicitação pelo ícone de visualização. 
 • Após as alterações, é fundamental clicar em “ Salvar Mudanças ” antes de “ Enviar para Aprovação ”. 
 • É possível também excluir a solicitação que está como rascunho. 
 
 (Ícones de visualizar e excluir) 
 
 2.4 Envio para Aprovação ou Análise. 
 Depois de conferir todas as informações, clique em “Salvar”. Você será apresentado à opção de selecionar o Tipo de Tramitação. A escolha correta é fundamental, pois ela define quais ações o destinatário (a pessoa que receberá e atuará na solicitação) poderá realizar. 
 Você poderá escolher entre duas opções: 
 - Aprovação 
 - Análise 
 Aprovação (Requerimento de Decisão) 
 Selecione a opção Aprovação quando a sua solicitação exigir que o destinatário tome uma decisão formal sobre o documento ou pedido. 
 Análise (Requerimento de Movimentação/Conhecimento) 
 Selecione a opção Análise quando a sua solicitação for para que o destinatário apenas verifique o conteúdo, registre um parecer (se necessário) e mova o documento dentro do fluxo de trabalho. Não exige uma decisão final de "aprovar" ou "recusar" naquela etapa. 
 Após selecionar, clique no botão “Sim”. O fluxo de aprovação será iniciado automaticamente, seguindo as etapas definidas no sistema. 
 
 
 3. Acompanhamento e Visualização das Solicitações 
 3.1 Visualização Detalhada 
 Ao abrir a solicitação, o usuário poderá visualizar todas as interações e decisões de forma cronológica. O sistema registra todas as interações e decisões (aprovação, recusa, comentários, etc...), incluindo a data e hora da ação de cada aprovador. 
 
 
 
 3.2 Filtros 
 Na tela principal de listagem das solicitações, estão disponíveis filtros para refinar a pesquisa. 
 • Pesquisar (Busca pelas colunas Nº da solicitação, Setor, solicitante ou Assunto) 
 • Setor 
 • Etapa Atual (Com quem está parado aguardando uma interação) 
 • Status 
 • Data 
 
 3.3 Notificações 
 O sistema enviará notificações por e-mail sobre o status da solicitação (envio, aprovação, recusa, etc.). 
 As notificações incluirão o nome completo do usuário que originou a solicitação ou a ação. 
 O sistema também enviará notificações caso o prazo definido para aprovação esteja se esgotando. 
 O aprovador receberá um e-mail com um link para acessar e validar a solicitação diretamente. 
 4. Ações do Destinatário 
 Os aprovadores podem interagir com a solicitação via Site. 
 4.1 Avançar Etapa 
 1. Acesse a solicitação pelo ícone na tela de administração ou pelo link enviado por e-mail. 
 2. Clique no botão “Avançar Etapa” (em Azul) no canto inferior direito da tela. 
 3. Será necessário selecionar o Status, a Etapa Seguinte e informar a Justificativa no campo de texto. 
 4. É possível anexar um arquivo, se necessário. 
 5. Clique em Avançar. 
 
 4.2 Modo Rascunho 
 O sistema oferece a opção de Modo Rascunho para que você possa começar a atuar em uma solicitação e salvá-la temporariamente, sem precisar enviá-la imediatamente ao solicitante ou ao próximo destinatário. Isso é ideal para casos em que a resposta exige consulta ou tempo adicional. 
 1. Ao visualizar a solicitação, preencha o campo Justificativa com o conteúdo da sua resposta ou com anotações sobre o status do documento. 
 2. Em vez de selecionar uma das ações finais (Aprovar, Tramitar, Recusar, etc.), clique no botão Rascunho. 
 3. O sistema salvará o conteúdo da "Justificativa". 
 4.2.1 Colaboração e Visualização do Rascunho 
 A funcionalidade de rascunho também é uma ferramenta de colaboração em equipe: 
 Acesso Compartilhado: Qualquer usuário que possua permissão de acesso ao seu setor também poderá visualizar as solicitações que você salvou em rascunho. 
 Ações no Rascunho: 
 Eles podem visualizar o conteúdo que você preencheu no campo Justificativa. 
 Eles podem abrir a solicitação e enviar a resposta utilizando o conteúdo que está no rascunho, finalizando a tramitação. 
 4.3 Opções de Movimentação do Fluxo (Status) 
 As opções que o destinatário pode selecionar para movimentar o fluxo são: 
 Tipo de Solicitação: APROVAÇÃO 
 
 
 Tipo de Solicitação: ANÁLISE 
 
 5. Regras de Visualização e Permissões 
 As permissões de visualização e ação são definidas por perfil: 
 
 
 Observação sobre Não-Gestores : Em alguns setores, um usuário que não é gestor pode receber permissão para visualizar as solicitações em que seu setor está envolvido (utilizado em casos onde um intermediário precisa analisar e resumir solicitações) 
 
 6. Exemplos práticos de iteração nas solicitações 
 Exemplo de Parecer enviado para o setor Contabilidade: 
 
 
 Aprovar a encaminhar : Utilizar caso esteja de acordo com a solicitação, se for um fluxo pré-definido, a solicitação irá automaticamente para o próximo setor. Caso seja um processo igual a “Outro”, é obrigatório selecionar o próximo destinatário no campo Etapa Seguinte. 
 Aprovar e executar : Utilizar caso seja o fim do processo e que a solicitação está aprovada ou executada. 
 Exemplo de Aprovar e executar: 
 
 Solicitar informações adicionais : Utilizar caso precise de informações adicionais de outro setor que não esteja no processo para dar sequência. 
 Exemplo de Solicitar informação adicional. 
 
 Reprovar : Utilizar caso queira reprovar a solicitação que foi feita. Nesse caso a solicitação é encerrada não podendo mais dar sequência. 
 Exemplo de Reprovar. 
 
 7. Perguntas Frequentes (FAQ) do Sistema de Solicitações Internas 
 Criação e Edição de Solicitações 
 Q1 : Quais campos devo preencher obrigatoriamente para criar uma nova solicitação? 
 Os campos obrigatórios são: Assunto, Centro de Custos (lista de opções do Protheus), Processo, Prazo e Despacho (Descrição da Solicitação) 
 Q2 : Como eu defino quem deve aprovar minha solicitação? 
 Isso depende da sua seleção no campo "Processo": 
 1. Fluxo já Cadastrado : Se você selecionar um fluxo preexistente, o campo de destinatário será bloqueado, pois o caminho de aprovação já está definido no cadastro do fluxo. 
 2. Opção “Outro” (Fluxo Dinâmico) : Se você selecionar esta opção, deverá escolher o Destinatário manualmente. Atenção: em um fluxo dinâmico, você só pode selecionar um destinatário que possua permissão de aprovação 
 Q3 : Posso salvar a solicitação como rascunho e editar depois? 
 Sim. Após preencher os dados, clique em “Salvar”. Na tela de confirmação de envio, se você clicar em “Não”, a solicitação será salva com o status “Em Aberto” (rascunho). Enquanto estiver “Em Aberto”, você poderá editar ou excluir a solicitação. Lembre-se de clicar em “Salvar Informações” após qualquer edição. 
 Q4 : O que acontece se eu preencher o campo "Valor"? 
 Se você preencher o campo "Valor" (que é opcional), o sistema irá consultar o ERP Protheus para verificar o orçamento do seu Centro de Custo. Uma mensagem será exibida na tela, indicando “Dentro do Orçamento” ou “Fora do Orçamento”. 
 Q5 : O que acontece se eu marcar a solicitação como "Ativo Fixo" ou "Sigilosa"? 
 • Ativo Fixo : Se selecionado (para compra de computadores, máquinas, etc.), o sistema ativará uma validação específica baseada no saldo de ativo fixo. 
 • Sigiloso : Se selecionado, somente o gestor da sua Área (além do solicitante e envolvidos) poderá visualizar a solicitação. 
 
 Acompanhamento e Fluxo 
 Q6 : Como acompanho as interações na minha solicitação? 
 Ao abrir a solicitação, todas as interações e decisões de cada aprovador (aprovação, recusa, comentários) serão exibidas de forma cronológica, com registro de data e hora 
 Q7 : Como eu sei quando uma solicitação está pendente de minha aprovação? 
 O sistema enviará notificações por e-mail sobre o status da solicitação. O e-mail para o aprovador conterá um link para acessar e validar a solicitação diretamente. O sistema também enviará notificações se o prazo de aprovação estiver terminando. 
 É possível também filtrar na tela pelo campo Etapa Atual 
 Q8 : O que acontece se eu solicitar Informação Adicional? 
 O fluxo retorna para o solicitante e o status é alterado para “aguardando mais informações do solicitante” 
 Visualização e Permissões 
 Q9: Eu não sou gestor. Posso ver as solicitações do meu setor? 
 Sim, se o seu perfil de usuário estiver configurado no Cadastro de Usuário x Departamento para ter essa permissão. Essa funcionalidade é útil para intermediários que precisam analisar e resumir solicitações para o gestor.

Vídeos de exemplo
Inclusão de Solicitação - Análise - Processo Não Definido 
 
 Inclusão de Solicitação - Análise - Processo Pré-Definido 
 
 Resposta de Solicitação - Análise - Processo Não Definido 
 
 
 Inclusão de Solicitação - Aprovação - Processo Não Definido 
 
 Inclusão de Solicitação - Aprovação - Processo Pré-Definido 
 
 Resposta de Solicitação - Aprovação - Processo Não Definido