Ajuda, Guias Para os Usuários e Política de Uso

Este documento procura enumerar, explicar e fornecer uma série de procedimentos que visam aumentar a segurança de um computador e de posturas que um usuário pode adotar para garantir sua segurança na Internet. Um documento mais detalhado pode ser obtido em NIC BR Security Office

1. Senhas

- - Construir senhas que contenham, pelo menos, oito caracteres compostos de letras números e símbolos.
  - Jamais entrar com uma senha em uma máquina que várias outras pessoas compartilham (como terminais públicos em bibliotecas e laboratórios).
  - Jamais utilizar, como senha, seu nome, sobrenome, números de documentos, placas de carros, números de telefones, datas que possam ser relacionadas com você ou palavras constantes em dicionários.
  - Utilizar senhas diferentes para cada serviço (email pessoal, email profissional, banco, etc);
  - Alterar a senha com freqüência.

2. Vírus, Cavalos de Tróia, Spyware e Worms

- - Instalar e manter atualizado um bom programa antivírus.
  - Manter o sistema operacional e demais softwares sempre atualizados.
  - Não executar ou abrir arquivos recebidos por e-mail, mesmo que venham de pessoas conhecidas. Se for inevitável, certifique-se que o arquivo foi verificado pelo programa antivírus.
  - Não abrir arquivos ou executar programas de procedência duvidosa ou desconhecida e mesmo que você conheça a procedência e queira abrir ou executar os mesmos, certifique-se que foram verificados pelo programa antivírus.
  - Desconfiar de e-mails pedindo urgência na instalação de algum aplicativo ou correções de determinados defeitos dos softwares que você utilize.

3. Compartilhamento de Recursos

Não é recomendado o uso de compartilhamento de recursos, como impressoras ou discos, pela rede. Havendo necessidade, siga os conselhos abaixo:

- - Tenha um bom antivírus instalado em seu computador.
  - Sempre estabeleça senhas para os compartilhamentos.
  - Não acesse recursos compartilhados de máquinas que várias outras pessoas podem utilizar (como terminais públicos em bibliotecas e laboratórios).

4. Privacidade: Cuidados com seus Dados Pessoais

- - Não fornecer seus dados pessoais (como nome, e-mail, endereço e números de documentos) para terceiros.
  - Nunca fornecer informações sensíveis (como senhas e números de cartão de crédito), a menos que esteja sendo realizada uma transação (comercial ou financeira) e se tenha certeza da idoneidade da instituição que mantém o site.

5. Fraude

5.1. Falsidade Ideológica

- - - - Não fornecer dados pessoais, números de cartões e senhas através de contato telefônico.
      - Ficar atento a e-mails ou telefonemas solicitando informações pessoais.
      - Não acessar sites ou seguir links recebidos por e-mail ou presentes em páginas sobre as quais não se saiba a procedência.
      - Sempre que houver dúvida sobre a real identidade do autor de uma mensagem ou ligação telefônica, entrar em contato com a instituição, provedor ou empresa para verificar a veracidade dos fatos.

5.2. Cuidados ao realizar transações bancárias ou comerciais

- - - - Estar atento e prevenir-se dos ataques de falsidade ideológica.
      - Realizar transações somente em sites de instituições que você considere confiáveis.
      - Certificar-se de que o endereço apresentado em seu browser corresponde ao site que você realmente quer acessar, antes de realizar qualquer ação.
      - Procurar sempre digitar em seu browser o endereço desejado. Não utilize links em páginas de terceiros ou recebidos por e-mail.
      - Certificar-se que o site faz uso de conexão segura, ou seja, que os dados transmitidos entre seu browser e o site serão criptografados e utiliza um tamanho de chave considerado seguro;
      - Não acessar sites de comércio eletrônico ou Internet Banking através de computadores de terceiros.

5.3. Boatos

- - - - Verificar sempre a procedência da mensagem e se o fato sendo descrito é verídico.
      - Verificar em sites especializados e em publicações da área se o e-mail recebido já não está catalogado como um boato.

6. Spam

6.1. Como previnir

- - - - Evitar responder a um spam ou evitar o envio de e-mail solicitando a remoção da lista.
      - Não seja um "clicador compulsivo". Não execute arquivos anexados em e-mails sem examiná-los previamente com antivírus, bem como, não clique em URLs incluídas em e-mails.
      - Fazer uso do Sistema Anti-Spam oferecido para usuários da UNIVAP.

6.2. Como reclamar

- - - - Para reclamar o recebimento de um spam, é necessário que seja enviada a mensagem recebida acompanhada do seu cabeçalho completo(header) para o endereço spam@univap.br

6.3. Maiores informações

- - - - Antispam.br - mantido pelo Comitê Gestor da Internet no Brasil (CGI.br).
      - Cartilha de Segurança para Internet - mantido pelo Comitê Gestor da Internet no Brasil (CGI.br).

Sobre o CTIC

Supervisão Geral

Vladimir Costa
Telefone: 1201

O CTIC é composto por três grupos de trabalho, cada um responsável por uma área de TI da FVE e suas mantidas.

Infraestrutura

Manutenção da rede, wifi, email e servidores centrais
Manutenção dos acessos à internet e segurança da rede
Manutenção dos acessos entre as unidades, blocos e setores
Telefones:
- 1202 - Kajita - Suporte de rede, wifi ou email
- 1204 - Alcir - Suporte ao servidor de domínio e compartilhamento

Servicedesk

Manutenção dos computadores e auxílio geral
Instalação de sistemas operacionais e softwares
Impressoras (suprimentos e manutenção em conjunto com a prestadora de serviço de impressão)
Telefones:
- 1200 - Telefone geral do Servicedesk
- 1079 - Alexandre e Daniel
- 1203 - Marcelo Henrique e Vanderson

Sistemas

Manutenção do software acadêmico (Lyceum)
Manutenção do software corporativo (Protheus)
Manutenção do sistema de documentação eletrônica (Ábaris)
Suporte aos usuários dos sistemas acadêmicos e corporativo
Desenvolvimento e manutenção de sistemas para eventos especiais
Telefones:
- 1204 - Michel - Lyceum (Ensino Superior)
- 1038 - Andrew, Douglas, Julio - (Ábaris, Sistemas Web)
- 1052 - Jean - Protheus
- 1210 - Simone(Protheus) e Yukari - Lyceum (Ensino Básico)

Sistema de Tramitação Digital

Aqui estão localizados os manuais do usuário referentes ao sistema de Tramitação Digital

Sistema de Tramitação Digital

Manual do usuário

1. Visão Geral do Sistema e Acesso

O Sistema de Solicitações permite aos usuários criar, enviar e acompanhar solicitações, além de gerenciar o fluxo de aprovação.

1.1 Acesso

O sistema pode ser acessado através de Site. Os usuários utilizarão a licença do Office 365 que já possuem.

1.2 Tela Inicial (Home)

Ao acessar o aplicativo, o usuário será direcionado para a Tela Home, onde estará disponível o Quadro de Notificações. Este quadro exibe alertas e avisos importantes que foram publicados por Administradores.

1.3 Navegação

A navegação entre as telas pode ser realizada de duas formas:

- Clicando diretamente nas imagens disponíveis na tela.

1.4 Visualização e Status da Solicitação

A interface do sistema listará todas as solicitações nas quais o usuário está envolvido, com seus

respectivos status.

- Aguardando aprovação

- Aguardando Informações

- Aguardando Análise

- Em Aberto

- Aprovado

- Reprovado

2. Criação e Envio de uma Nova Solicitação

2.1 Inclusão da Solicitação

Para iniciar uma nova solicitação, acesse o menu lateral, clique na tela Solicitações e, em seguida, clique em “Nova Solicitação”

2.2 Preenchimento dos Campos

Após abrir a tela, preencha as informações necessárias. O sistema gerará automaticamente o Número da Solicitação, o campo Data (com a data atual), o Interessado e o Responsável pelo Centro de Custo.

2.3 Salvamento e Edição (Rascunho)

1. Após preencher os dados, clique em “Salvar.

2. Será exibida uma tela de confirmação de envio. Se você clicar em “Não”, a solicitação será salva com o status “Em Aberto”

Edição e Exclusão (Rascunho):

• Enquanto a solicitação estiver no status “Em Aberto” (rascunho), o solicitante pode editar.

• Para editar, acesse a solicitação pelo ícone de visualização.

• Após as alterações, é fundamental clicar em “Salvar Mudanças” antes de “Enviar para Aprovação”.

• É possível também excluir a solicitação que está como rascunho.

(Ícones de visualizar e excluir)

2.4 Envio para Aprovação ou Análise.

Depois de conferir todas as informações, clique em “Salvar”. Você será apresentado à opção de selecionar o Tipo de Tramitação. A escolha correta é fundamental, pois ela define quais ações o destinatário (a pessoa que receberá e atuará na solicitação) poderá realizar.

Você poderá escolher entre duas opções:

- Aprovação

- Análise

Aprovação (Requerimento de Decisão)

Selecione a opção Aprovação quando a sua solicitação exigir que o destinatário tome uma decisão formal sobre o documento ou pedido.

Análise (Requerimento de Movimentação/Conhecimento)

Selecione a opção Análise quando a sua solicitação for para que o destinatário apenas verifique o conteúdo, registre um parecer (se necessário) e mova o documento dentro do fluxo de trabalho. Não exige uma decisão final de "aprovar" ou "recusar" naquela etapa.

Após selecionar, clique no botão “Sim”. O fluxo de aprovação será iniciado automaticamente, seguindo as etapas definidas no sistema.

3. Acompanhamento e Visualização das Solicitações

3.1 Visualização Detalhada

Ao abrir a solicitação, o usuário poderá visualizar todas as interações e decisões de forma cronológica. O sistema registra todas as interações e decisões (aprovação, recusa, comentários, etc...), incluindo a data e hora da ação de cada aprovador.

3.2 Filtros

Na tela principal de listagem das solicitações, estão disponíveis filtros para refinar a pesquisa.

• Pesquisar (Busca pelas colunas Nº da solicitação, Setor, solicitante ou Assunto)

• Setor

• Etapa Atual (Com quem está parado aguardando uma interação)

• Status

• Data

3.3 Notificações

O sistema enviará notificações por e-mail sobre o status da solicitação (envio, aprovação, recusa, etc.).

As notificações incluirão o nome completo do usuário que originou a solicitação ou a ação.

O sistema também enviará notificações caso o prazo definido para aprovação esteja se esgotando.

O aprovador receberá um e-mail com um link para acessar e validar a solicitação diretamente.

4. Ações do Destinatário

Os aprovadores podem interagir com a solicitação via Site.

4.1 Avançar Etapa

1. Acesse a solicitação pelo ícone na tela de administração ou pelo link enviado por e-mail.

2. Clique no botão “Avançar Etapa” (em Azul) no canto inferior direito da tela.

3. Será necessário selecionar o Status, a Etapa Seguinte e informar a Justificativa no campo de texto.

4. É possível anexar um arquivo, se necessário.

5. Clique em Avançar.

4.2 Modo Rascunho

O sistema oferece a opção de Modo Rascunho para que você possa começar a atuar em uma solicitação e salvá-la temporariamente, sem precisar enviá-la imediatamente ao solicitante ou ao próximo destinatário. Isso é ideal para casos em que a resposta exige consulta ou tempo adicional.

1. Ao visualizar a solicitação, preencha o campo Justificativa com o conteúdo da sua resposta ou com anotações sobre o status do documento.

2. Em vez de selecionar uma das ações finais (Aprovar, Tramitar, Recusar, etc.), clique no botão Rascunho.

3. O sistema salvará o conteúdo da "Justificativa".

4.2.1 Colaboração e Visualização do Rascunho

A funcionalidade de rascunho também é uma ferramenta de colaboração em equipe:

Acesso Compartilhado: Qualquer usuário que possua permissão de acesso ao seu setor também poderá visualizar as solicitações que você salvou em rascunho.

Ações no Rascunho:

Eles podem visualizar o conteúdo que você preencheu no campo Justificativa.

Eles podem abrir a solicitação e enviar a resposta utilizando o conteúdo que está no rascunho, finalizando a tramitação.

4.3 Opções de Movimentação do Fluxo (Status)

As opções que o destinatário pode selecionar para movimentar o fluxo são:

Tipo de Solicitação: APROVAÇÃO

Tipo de Solicitação: ANÁLISE

5. Regras de Visualização e Permissões

As permissões de visualização e ação são definidas por perfil:

Observação sobre Não-Gestores: Em alguns setores, um usuário que não é gestor pode receber permissão para visualizar as solicitações em que seu setor está envolvido (utilizado em casos onde um intermediário precisa analisar e resumir solicitações)

6. Exemplos práticos de iteração nas solicitações

Exemplo de Parecer enviado para o setor Contabilidade:

Aprovar a encaminhar: Utilizar caso esteja de acordo com a solicitação, se for um fluxo pré-definido, a solicitação irá automaticamente para o próximo setor. Caso seja um processo igual a “Outro”, é obrigatório selecionar o próximo destinatário no campo Etapa Seguinte.

Aprovar e executar: Utilizar caso seja o fim do processo e que a solicitação está aprovada ou executada.

Exemplo de Aprovar e executar:

Solicitar informações adicionais: Utilizar caso precise de informações adicionais de outro setor que não esteja no processo para dar sequência.

Exemplo de Solicitar informação adicional.

Reprovar: Utilizar caso queira reprovar a solicitação que foi feita. Nesse caso a solicitação é encerrada não podendo mais dar sequência.

Exemplo de Reprovar.

7. Perguntas Frequentes (FAQ) do Sistema de Solicitações Internas

Criação e Edição de Solicitações

Q1: Quais campos devo preencher obrigatoriamente para criar uma nova solicitação?

Os campos obrigatórios são: Assunto, Centro de Custos (lista de opções do Protheus), Processo, Prazo e Despacho (Descrição da Solicitação)

Q2: Como eu defino quem deve aprovar minha solicitação?

Isso depende da sua seleção no campo "Processo":

1. Fluxo já Cadastrado: Se você selecionar um fluxo preexistente, o campo de destinatário será bloqueado, pois o caminho de aprovação já está definido no cadastro do fluxo.

2. Opção “Outro” (Fluxo Dinâmico): Se você selecionar esta opção, deverá escolher o Destinatário manualmente. Atenção: em um fluxo dinâmico, você só pode selecionar um destinatário que possua permissão de aprovação

Q3: Posso salvar a solicitação como rascunho e editar depois?

Sim. Após preencher os dados, clique em “Salvar”. Na tela de confirmação de envio, se você clicar em “Não”, a solicitação será salva com o status “Em Aberto” (rascunho). Enquanto estiver “Em Aberto”, você poderá editar ou excluir a solicitação. Lembre-se de clicar em “Salvar Informações” após qualquer edição.

Q4: O que acontece se eu preencher o campo "Valor"?

Se você preencher o campo "Valor" (que é opcional), o sistema irá consultar o ERP Protheus para verificar o orçamento do seu Centro de Custo. Uma mensagem será exibida na tela, indicando “Dentro do Orçamento” ou “Fora do Orçamento”.

Q5: O que acontece se eu marcar a solicitação como "Ativo Fixo" ou "Sigilosa"?

• Ativo Fixo: Se selecionado (para compra de computadores, máquinas, etc.), o sistema ativará uma validação específica baseada no saldo de ativo fixo.

• Sigiloso: Se selecionado, somente o gestor da sua Área (além do solicitante e envolvidos) poderá visualizar a solicitação.

Acompanhamento e Fluxo

Q6: Como acompanho as interações na minha solicitação?

Ao abrir a solicitação, todas as interações e decisões de cada aprovador (aprovação, recusa, comentários) serão exibidas de forma cronológica, com registro de data e hora

Q7: Como eu sei quando uma solicitação está pendente de minha aprovação?

O sistema enviará notificações por e-mail sobre o status da solicitação. O e-mail para o aprovador conterá um link para acessar e validar a solicitação diretamente. O sistema também enviará notificações se o prazo de aprovação estiver terminando.

É possível também filtrar na tela pelo campo Etapa Atual

Q8: O que acontece se eu solicitar Informação Adicional?

O fluxo retorna para o solicitante e o status é alterado para “aguardando mais informações do solicitante”

Visualização e Permissões

Q9: Eu não sou gestor. Posso ver as solicitações do meu setor?

Sim, se o seu perfil de usuário estiver configurado no Cadastro de Usuário x Departamento para ter essa permissão. Essa funcionalidade é útil para intermediários que precisam analisar e resumir solicitações para o gestor.

Sistema de Tramitação Digital

Vídeos de exemplo

Inclusão de Solicitação - Análise - Processo Não Definido

Inclusão de Solicitação - Análise - Processo Pré-Definido

Resposta de Solicitação - Análise - Processo Não Definido

Inclusão de Solicitação - Aprovação - Processo Não Definido

Inclusão de Solicitação - Aprovação - Processo Pré-Definido

Resposta de Solicitação - Aprovação - Processo Não Definido